Praxis

E-Rechnung per E-Mail: Was erlaubt ist und was nicht

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Kurzfassung: Ja — eine ZUGFeRD-Rechnung darf per E-Mail versendet werden. Das ist für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen die üblichste Methode. Ausnahme: Rechnungen an Bundesbehörden müssen über spezielle Portale eingereicht werden, nicht per E-Mail.

Darf ich eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail schicken?

Ja, ohne Einschränkung. Eine ZUGFeRD-PDF als E-Mail-Anhang zu versenden ist die standardmäßige und vollständig rechtskonforme Methode für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift für einen bestimmten Übertragungsweg — E-Mail, Kundenportal oder PEPPOL sind alle gleichwertig.

Der Empfänger muss lediglich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen — was er bereits seit Januar 2025 muss. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Was ist mit XRechnung und E-Mail?

Für XRechnungen an private Unternehmen gilt dasselbe: E-Mail als Anhang ist zulässig.

Ausnahme Bundesbehörden: Rechnungen an Bundesbehörden dürfen nicht per E-Mail eingereicht werden. Hier ist das E-Rechnungsportal des Bundes (eingangsrechnung.bund.de) oder PEPPOL vorgeschrieben. Das gilt auch für viele Landes- und Kommunalbehörden — beim jeweiligen Auftraggeber nachfragen.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten — Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine. Es funktioniert ähnlich wie E-Mail, ist aber ein dediziertes Netz mit standardisierten Formaten und Adressen (PEPPOL-IDs).

Für kleine Unternehmen und Freelancer ist PEPPOL in der Regel kein Thema. Relevant wird es, wenn:

Behörden PEPPOL als Übertragungsweg vorschreiben
Großkunden automatisierte Rechnungsverarbeitung über PEPPOL verlangen
Du international (z. B. in Skandinavien) tätig bist, wo PEPPOL weit verbreitet ist

Reicht es, die Rechnung im E-Mail-Text zu schreiben?

Nein. Eine E-Rechnung muss als strukturierte Datei (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) vorliegen — kein Fließtext in einer E-Mail, kein eingefügtes HTML-Bild. Die Rechnung muss als Anhang beigefügt sein.

Muss ich eine Signatur oder Verschlüsselung nutzen?

Nein — eine qualifizierte elektronische Signatur ist für E-Rechnungen in Deutschland nicht mehr vorgeschrieben. Das war bis 2011 noch anders; seitdem reicht die inhaltliche Unversehrtheit des Dokuments, die durch das eingebettete XML sichergestellt wird.

Verschlüsselung (z. B. S/MIME oder PGP) ist optional, aber nicht vorgeschrieben. Wenn dein Kunde es wünscht, ist es natürlich problemlos möglich.

Praktischer Ablauf: ZUGFeRD per E-Mail versenden

Rechnung in deiner Buchhaltungssoftware als ZUGFeRD-PDF exportieren
Datei per E-Mail als Anhang an den Kunden senden
Kopie der gesendeten E-Mail aufbewahren oder Anhang separat archivieren
Fertig — der Empfänger kann die PDF normal öffnen und optional das XML verarbeiten

Häufige Fragen

Was, wenn mein E-Mail-Anbieter Anhänge auf eine bestimmte Größe begrenzt?
ZUGFeRD-PDFs sind in der Regel sehr klein (oft unter 100 KB) — das ist kein Problem. Nur bei Rechnungen mit sehr vielen Anhängen (z. B. Leistungsnachweise) kann die Dateigröße relevant werden.

Muss ich eine Lesebestätigung anfordern?
Nein, das ist nicht vorgeschrieben. Du hast die Rechnung versendet, wenn du den Ausgang dokumentiert hast — eine Lesebestätigung ist kein gesetzliches Erfordernis.

Was, wenn der Empfänger die E-Mail nicht erhält?
Das ist ein Zustellungsproblem, kein E-Rechnungs-Problem. Wie bei normalen Rechnungen auch: Bei Nichterhalt neu zustellen, Empfang ggf. per Telefon bestätigen lassen.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · E-Rechnung empfangen: Was du brauchst