Formate im Vergleich
In Deutschland kursieren vor allem drei Namen, wenn es um E-Rechnungen geht: ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X. Sie hängen enger zusammen als es auf den ersten Blick wirkt.
Auf einen Blick
| Format | Typ | Lesbar ohne Software? | Haupteinsatz |
|---|---|---|---|
| ZUGFeRD 2.x | PDF + eingebettetes XML | Ja (PDF) | Privates B2B |
| XRechnung | Reines XML | Nein (braucht Viewer) | Öffentliche Auftraggeber |
| Factur-X | PDF + eingebettetes XML | Ja (PDF) | Privates B2B (Frankreich/DE) |
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine normale PDF-Datei mit einer unsichtbar eingebetteten XML-Datei. Du kannst die PDF ausdrucken und lesen wie jede andere Rechnung — und gleichzeitig kann Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisch einlesen.
Das ist der größte Vorteil von ZUGFeRD: Der Übergang von klassischer PDF-Rechnung zur E-Rechnung ist fließend. Der Empfänger muss keine neue Software haben, um die Datei zu öffnen.
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt. Die aktuelle Version ist 2.3.
XRechnung
XRechnung ist reines XML — keine PDF, keine visuelle Darstellung. Die Datei ist für Menschen ohne speziellen Viewer kaum lesbar.
XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Bundesbehörden, viele Landes- und Kommunalbehörden). Für Rechnungen an den Bund ist XRechnung seit 2020 Pflicht.
Wenn du als Freelancer gelegentlich für öffentliche Stellen arbeitest, sollte dein Buchhaltungsprogramm XRechnung unterstützen. Die meisten aktuellen Programme tun das.
Factur-X
Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format wie ZUGFeRD 2.x. Seit Version 2.0 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch — sie verwenden dasselbe XML-Schema.
Der Name unterscheidet sich nur aus historischen Gründen (gemeinsame Entwicklung durch Deutschland und Frankreich). Eine ZUGFeRD-2.x-Rechnung ist automatisch auch eine gültige Factur-X-Rechnung und umgekehrt.
Was haben alle gemeinsam?
Alle drei Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in der EU definiert. ZUGFeRD und XRechnung sind unterschiedliche Syntaxen für dasselbe Datenmodell.
- Rechnungen an Unternehmen → ZUGFeRD (oder Factur-X)
- Rechnungen an Bundesbehörden / viele öffentliche Stellen → XRechnung
- Im Zweifel: beim Auftraggeber nachfragen, welches Format gewünscht wird
Welches Profil bei ZUGFeRD?
ZUGFeRD hat mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad. Für B2B-Rechnungen im Sinne der deutschen E-Rechnungspflicht sind die Profile BASIC, EN16931 (COMFORT) und EXTENDED geeignet.
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung nach deutschem Recht.
Mehr zu den Profilen: Was ist ZUGFeRD? → Profile