Compliance

Fehler in der E-Rechnung: Was gilt bei Format-, Regel- und Inhaltsfehlern?

Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026

Kurzfassung: Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten. Ein Formatfehler macht aus der Datei überhaupt keine E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler ist nur schädlich, wenn er umsatzsteuerliche Pflichtangaben betrifft. Ein Inhaltsfehler wird behandelt wie bei jeder Rechnung: falsche Pflichtangaben gefährden den Vorsteuerabzug.

Die drei Fehlerarten

FehlerartBeispielFolge
Formatfehler Die XML ist kaputt oder entspricht nicht der Syntax (CII bzw. UBL), etwa falsche Elementnamen oder eine reine PDF ohne XML. Die Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, ist sie nicht ordnungsgemäß.
Geschäftsregelfehler Ein Validator meldet einen Verstoß gegen eine Regel der EN 16931, z. B. ein fehlendes Pflichtfeld oder eine Summe, die nicht aufgeht. Es bleibt eine E-Rechnung. Schädlich ist der Fehler nur, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft.
Inhaltsfehler Technisch korrekt, aber inhaltlich falsch: falscher Steuersatz, falscher Käufer, falsches Leistungsdatum. Wie bei Papier- und PDF-Rechnungen: Falsche Pflichtangaben machen die Rechnung nicht ordnungsgemäß, sie muss berichtigt werden.

Entscheidungshilfe: Ist das noch eine ordnungsgemäße E-Rechnung?

Entscheidungsbaum zur Einordnung von Fehlern in E-Rechnungen 1. Lässt sich die XML technisch lesen? Syntax nach EN 16931 (CII/UBL) korrekt nein ja Formatfehler keine E-Rechnung, sondern „sonstige Rechnung“ 2. Meldet der Validator Regelverstöße? Geschäftsregeln der EN 16931 ja nein 3. Betrifft es eine Pflichtangabe? nach § 14 Abs. 4 UStG ja nein Nicht ordnungsgemäß berichtigte Rechnung anfordern Unschädlich für die USt z. B. fehlende Käuferreferenz; Lieferanten trotzdem informieren Technisch in Ordnung jetzt noch die Inhalte prüfen (Inhaltsfehler?) Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt immer der XML-Teil — nicht das PDF.

Formatfehler: Wenn die Datei keine E-Rechnung ist

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der Syntax der EN 16931 entspricht — etwa weil die XML beschädigt ist, ein falsches Schema nutzt oder gar keine XML enthalten ist. Eine solche Datei gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 als sonstige Rechnung.

Was das praktisch bedeutet, hängt vom Zeitraum ab: Solange die Übergangsfristen sonstige Rechnungen erlauben, kann eine solche Rechnung weiterhin ordnungsgemäß sein. Danach ist sie es dort nicht mehr, wo eine E-Rechnung Pflicht ist. Der Empfänger sollte dann eine korrekte E-Rechnung anfordern.

Geschäftsregelfehler: Nicht jeder Validator-Fehler ist schlimm

Die EN 16931 enthält hunderte Geschäftsregeln (z. B. BR-CO-15: Gesamtbetrag = Netto + Steuer). Ein Validator meldet Verstöße mit dieser Kennung. Entscheidend ist nach Auffassung der Finanzverwaltung, ob der Fehler eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft:

Welche Angaben Pflicht sind und in welchem XML-Feld sie stehen, zeigt die Seite Pflichtangaben in der E-Rechnung.

Inhaltsfehler: Die klassischen Rechnungsfehler

Eine technisch einwandfreie E-Rechnung kann trotzdem falsch sein: falscher Steuersatz, falsche Anschrift, falsche Menge. Hier gilt dasselbe wie bei Papierrechnungen — die Rechnung muss berichtigt werden. Wie das bei E-Rechnungen geht, steht unter E-Rechnung stornieren und korrigieren. Eine bloße Minderung des Entgelts, etwa durch Skonto, erfordert dagegen keine Berichtigung.

Was Empfänger tun sollten

  1. Eingehende E-Rechnungen technisch prüfen — die meisten Buchhaltungsprogramme tun das automatisch. Einzelne Dateien kannst du mit dem X-Ray-Viewer ansehen.
  2. Inhalte im XML-Teil prüfen, nicht nur das PDF ansehen. Abweichungen zwischen PDF und XML gehen zulasten der XML.
  3. Bei Fehlern an Pflichtangaben eine berichtigte Rechnung anfordern, bevor die Vorsteuer gezogen wird.
  4. Prüfung dokumentieren und die Original-Datei unverändert archivieren.

Neu: Drittes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das BMF hat am 15. Oktober 2026 ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Nach den bisher vorliegenden Zusammenfassungen von Steuerberatern bestätigt es die Fehlerkategorien. Für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den älteren BMF-Schreiben entsprechen, soll es nicht beanstandet werden, wenn die neuen zusätzlichen Vorgaben noch nicht erfüllt sind. Prüfe für Details den Originaltext auf bundesfinanzministerium.de.

Häufige Fragen

Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung zurückweisen?
Du kannst vom Lieferanten eine korrekte Rechnung verlangen. Gerade bei Formatfehlern und Fehlern an Pflichtangaben solltest du das tun, um deinen Vorsteuerabzug abzusichern.

Muss ich jede E-Rechnung durch einen Validator schicken?
Eine ausdrückliche Pflicht zur technischen Validierung für Empfänger gibt es nicht. Du musst aber wie bisher prüfen, ob die Rechnung die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt — und das ist ohne Blick in die XML kaum möglich.

Was ist, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen?
Maßgeblich ist der XML-Teil. Weicht er ab, solltest du eine berichtigte Rechnung anfordern.

Hinweis: Diese Seite gibt keine Steuerberatung. Die Einordnung beruht auf den BMF-Schreiben zur E-Rechnung (15.10.2025, 15.10.2026) und deren Auswertung durch Kammern und Steuerberater. Im Einzelfall hilft deine Steuerberatung.

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